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La parola più utilizzata in molti dei contesti aziendali dove ho avuto occasione di collaborare è “urgente”.

La maggior parte delle richieste è accompagnata da questo aggettivo che ne caratterizza i tempi di risoluzione attesi e che, sistematicamente, rischia di scombinare qualsiasi tipo di pianificazione.

Il problema di fondo è che, nella maggior parte dei casi, le richieste inoltrate non hanno davvero carattere di urgenza e spesso non sono percepite come tali neppure da chi le origina!

Quindi, perché mai tutto è classificato come improrogabile? Le cause che ho rilevato sono diverse:

- programmazione poco efficace;

- scarsa cultura aziendale, soprattutto in relazione all’importanza degli impegni e delle deadline ad esse relative;

- caratteristiche positive come spirito di squadra e fiducia nei colleghi poco sviluppate.

Di certo, chiedersi e chiedere se la richiesta sia davvero urgente è un primo passo per evitare che la gestione delle presunte emergenze fagociti tempo e risorse dedicate ad attività pianificate ed introduca un overhead da context-switching troppo importante. Tuttavia, si tratta solo di una “forma di difesa” utile, magari, a ridurre l’impatto degli effetti  nel breve termine ma non ad affrontare le cause di fondo.

In uno dei prossimi articoli, cercherò di trattare l’argomento in modo più organico: per nostra fortuna le tecniche di time management possono aiutarci a gestire meglio i concetti di urgenza, importanza e priorità.